Acht Maßnahmen für eine erfolgreiche Video-Konferenz

Eine erfolgreiche Video- oder Webkonferenz kann Ihr Unternehmen wirklich voranbringen. Online-Konferenzen verbinden Menschen auf eine Art und Weise, die im Vor-Internet-Zeitalter nicht möglich war. Doch so leistungsfähig Online-Konferenzen auch sein mögen, sie funktionieren am besten, wenn Sie Ihre Konferenzen richtig vorbereiten. Hier sind einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um sicherzustellen, dass Ihre nächste Video- oder Webkonferenz ein voller Erfolg wird.

1. Vergewissern Sie sich, dass jeder Ihrer Gäste an seinem Platz über genügend Bandbreite verfügt.

Es gibt nichts Frustrierenderes, als zu versuchen, ein Video online zu genießen, wenn man einfach nicht genügend Bandbreite hat, um alles mitzubekommen. Wenn Ihr Teilnehmer nicht über genügend Bandbreite verfügt, kommt es zu Latenzzeiten und er oder sie kann das Erlebnis nicht genießen oder sich nicht richtig beteiligen. Die benötigte Bandbreite variiert von System zu System und hängt auch von den Funktionen ab, die Sie während der Konferenz nutzen werden. Funktionen wie Video, Audio, Bildschirm- und Anwendungsfreigabe haben unterschiedliche Anforderungen. Sprechen Sie mit Ihrem Anbieter oder Unternehmen, um zu erfahren, wie hoch die Mindestanforderungen an die Bandbreite sind, und stellen Sie dann sicher, dass jeder Ihrer Bereiche zweifellos über genügend Bandbreite verfügt.

2. Testen Sie Ihre Webcams, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktionieren.

Wenn in einem der Bereiche Video eingesetzt wird, stellen Sie sicher, dass der Bereich seine Cam getestet hat, um sicherzustellen, dass alles ausreichend funktioniert. Vorzugsweise müssen alle Kameras von dem Video- oder Webkonferenzsystem aus überprüft werden, das Sie verwenden werden. Eine elektronische Kamera, die in einer Anwendung einwandfrei funktioniert, kann in einem anderen System anders funktionieren. Überprüfen Sie sie vorher, damit Sie am Tag Ihrer Konferenz keine Überraschungen erleben.

3. Überprüfen Sie Ihre Audiogeräte im Voraus.

Wenn VoIP (Audio) in der Konferenz selbst genutzt werden soll, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über die richtigen Geräte verfügen, seien es Mikrofone, Headsets oder Lautsprecher.

4. Versorgen Sie Ihre Teilnehmer im Vorfeld der Konferenz mit entsprechenden Zugangsinformationen.

Wenn die Audiokonferenz über eine Telefonkonferenz abgehalten wird, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die Zugangsnummer, in die sie sich einwählen müssen, und die PIN (individuelle Erkennungsnummer), die sie für den Zugang zum Anruf benötigen, kennen.

5. Führen Sie vor dem Konferenztermin einen „Probelauf“ Ihrer Diskussion durch.

Die Sprecher oder Leiter der Konferenz müssen im Vorfeld üben. Wenn eine Präsentation vorgesehen ist, vergewissern Sie sich, dass derjenige, der das Material vortragen wird, diesen Teil des Video- oder Webkonferenzsystems auch tatsächlich überprüft hat. Die zu verwendende Präsentation sollte vor dem eigentlichen Konferenztermin einem anderen Teilnehmer gezeigt werden.

6. Versorgen Sie Ihre Teilnehmer rechtzeitig vor der Konferenz mit Informationen zum Webzugang.

Vergewissern Sie sich, dass alle Ihre Teilnehmer wissen, wie sie auf den Video- und Web-„Konferenzraum“ zugreifen können. Schicken Sie jedem Teilnehmer rechtzeitig vor der Konferenz einen „Link“ per E-Mail zu, damit er schnell auf die Konferenz zugreifen kann, wenn der richtige Tag und die richtige Uhrzeit gekommen sind.

7. Machen Sie sich so gut wie möglich mit dem Video- oder Webkonferenzsystem vertraut, das Sie verwenden werden.

Der Gastgeber sollte mit dem Video- oder Webkonferenzsystem, das er verwenden wird, bestens vertraut sein und sich darin wohlfühlen. Wenn Ihr Lieferant oder Dienstleister eine Schulung anbietet, sollten Sie diese nutzen, um sich mit dem System vertraut zu machen. Die Vertrautheit mit dem System wird Ihnen helfen, eine einwandfreie Sitzung oder Konferenz zu veranstalten.

8. Führen Sie vor dem großen Ereignis eine Testbesprechung durch.

Das Wichtigste! Führen Sie eine Testkonferenz oder mehr vor dem Tag des „großen“ Meetings durch. Tests helfen Ihnen, so viele Überraschungen wie möglich zu vermeiden, bevor Sie alle Ihre Gäste versammeln. Eine Konferenz ohne technische Probleme wird Ihnen sehr helfen, die Ziele Ihrer Konferenz zu erreichen.

Der Schlüssel zu einer effektiven Online-Konferenz, egal ob es sich um eine Webkonferenz, eine Videokonferenz oder eine Kombination aus beidem handelt, ist Vorbereitung, Vorbereitung und Vorbereitung. Je mehr Sie sich vorbereiten und je mehr Sie üben, desto besser werden Ihre Online-Konferenzen sein.

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