Suche nach einem Webkonferenzsystem

Wenn die Notwendigkeit für ein Webkonferenzsystem unvermeidlich wird, müssen Sie schnell eines haben, richtig? Falsch! Die Ausgaben für das Tool, das über die Zukunft Ihres Unternehmens entscheiden kann, erfordern mehr als nur Ihren Impuls. Sie müssen wissen, welche spezifischen Interaktionsbedürfnisse Sie haben, welches System für Sie am besten geeignet ist, wie viel ein solches System kosten wird und wie zuverlässig und garantiert ein solches System sein wird. Wenn Sie all dies wissen, werden Sie die richtige Wahl treffen, wenn Sie ein Webkonferenzsystem suchen.

Was Sie brauchen, bestimmt alles

Suchen Sie nach einem bestimmten System, das Sie benötigen. Das wissen Sie vielleicht schon, aber es muss noch einmal gesagt werden, damit Sie Ihr Geld nicht mit einem ungeeigneten System verlieren.

Es gibt zahlreiche Anbieter und zahlreiche verschiedene Webkonferenz-Tools online; die Suche nach einem System, das Sie benötigen, kann sehr verwirrend sein. Stellen Sie fest, ob das, was Sie brauchen, unter die folgenden Kategorien fällt:

  • Sofortnachrichten
  • Bildschirmfreigabe
  • Webcasting
  • Screencasting
  • Ferngesteuerter PC-Zugriff
  • Chatroom-Software
  • Mikro-Blogging
  • Entwicklung und Bereitstellung von Präsentationen
  • Online-Besprechungen und Präsentationen
  • Live-Kunden-Support-Gruppe
  • Sonstige Dienstleistungen

Alle Anbieter von Webkonferenzen fallen unter eine dieser Kategorien. Wenn Sie festgestellt haben, was Sie brauchen, können Sie nun nach einem bestimmten Anbieter aus der von Ihnen gewählten Kategorie suchen.

 

Sicherheitsfunktionen

Sie sollten sich vor allem über die Sicherheitsfunktionen Ihres möglichen Anbieters informieren. Hacker und andere unbefugte Nutzer könnten sich Ihr Netzwerk zunutze machen und private Dokumente von Ihrem Server abgreifen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter über die Art der Sicherheitsfunktionen, über die er verfügt.

Die Internet Engineering Job Force (IETF) hat einen Standard für die Sicherheit von Webkonferenzen entwickelt: Protect Socket Layer (SSL), nicht-persistenter Datenfluss und Intrusion Control. SSL schränkt den Datenzugriff auf bestimmte Empfänger ein und verhindert den unerlaubten Zugriff auf Daten. Der nicht-persistente Datenfluss verschiebt Ihre Daten kontinuierlich von einem Host zu einem anderen, um eine Entdeckung durch unbefugte Benutzer zu vermeiden.

Intrusion Control kann unbefugte Benutzer ausfindig machen und den Zugriff auf Ihre Daten unterbinden. Diese Standards werden von den Webkonferenz-Hosting-Unternehmen und Herstellern freiwillig übernommen.

 

Andere hilfreiche Funktionen

Je nach Bedarf können Sie zwischen Anbietern wählen, die einen kleinen Meeting-Hosting-Service oder eine Konferenz mit 1000 Personen anbieten. Videokonferenzfunktion, mehrsprachige Unterstützung, Flash-Diskussion und Dateiaustausch (Dateien, PDF, 3D-Modelle, CAD-Zeichnungen usw.) müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Einige Anbieter bieten eine 30-tägige Testphase an, die ideal ist, wenn Sie noch nicht genau wissen, wie Ihr ausgewähltes System funktionieren wird.

 

Kosten

Es kann sehr problematisch und kostspielig sein, Kunden zu einem Treffen einzufliegen oder Ihre Mitarbeiter zu einem Workshop außerhalb des Unternehmens zu versammeln. Das bedeutet aber nicht, dass Sie Ihr Geld für jedes beliebige Webkonferenzsystem ausgeben können, das Sie finden. Sie müssen immer noch sicherstellen, dass Sie für jeden Cent, den Sie ausgeben, die besten Dienste erhalten.

Webkonferenzen werden entweder als Dienstleistung angeboten oder mit einer serverseitigen Option verkauft. Ersteres wird vom Anbieter von seinem Webserver aus gesteuert. Letzteres ermöglicht es Ihnen, Ihre eigenen Webkonferenzen über Ihren eigenen Server zu hosten. Der Dienst kann pro Minute, pro benanntem Benutzer, pro Port oder pro Monat bezahlt werden.

Es gibt unterschiedliche Funktionen, die von verschiedenen Anbietern bereitgestellt werden. Seien Sie klug bei der Wahl dessen, was Sie wirklich brauchen, indem Sie die oben genannten Faktoren berücksichtigen.

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